Déménagement : quelles formalités ?

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Vous déménagez votre entreprise ? Vous devez effectuer toute une série de formalités. Bail, assurances, fournisseurs, administrations : le point sur la question pour ne rien oublier.

Déménagement : quelles formalités ?

Un déménagement, ça se prépare ! Les petites et moyennes entreprises, les commerçants, les artisans doivent s'y prendre plusieurs mois à l'avance. Il s'agit de résilier le bail dans les meilleures conditions. Mais aussi d'accomplir toute une série de formalités. Vous devez prévenir les différentes administrations, la banque, les clients et vos salariés, organiser la fourniture d'énergie, faire installer le téléphone et l'Internet, etc.

Donner congé

Le bail commercial. Vous pouvez le résilier tous les trois ans, moyennant un préavis de six mois délivré par huissier et donné pour le dernier jour du trimestre civil (31 mars, 30 juin, 30 septembre ou 31 décembre) et au moins six mois à l'avance.

Le bail professionnel. Vous pouvez donner congé à tout moment en respectant un délai de préavis de six mois.

Conseil : Calez-vous sur les dates prévues dans le bail pour minimiser les frais.

Préparer le nouveau local

L'état des lieux de sortie. Comparez l'état des lieux de l'ancien local avec son état effectif. Estimez le coût des travaux de remise en état éventuels. Comptez environ deux mois pour les réaliser. N'oubliez pas de faire passer une société de nettoyage avant de partir.

Les nouveaux locaux. Demandez au propriétaire tous les documents concernant le nouveau local (décompte de charges, plans, équipements, etc.). Étudiez-les attentivement. Vous pourrez ainsi déterminer la place des salariés, des différentes installations nécessaires à votre activité, etc. Vous faciliterez votre déménagement. Organisez-vous avec le nouveau propriétaire pour fixer la date de l'état des lieux.

Les changements d'adresse

Les assurances. Avertissez votre assurance du changement de local. Faites établir un nouveau contrat. Attention : il doit prendre en compte les éventuels travaux réalisés dans les nouveaux locaux. Vous déménagez seul ? Vérifiez si vous êtes couvert. Au besoin, faites modifier le contrat.

Les administrations. Un mois avant le déménagement, informez la Sécurité sociale, l'Urssaf, votre caisse de retraite, votre mutuelle et votre banque du changement d'adresse. Idem pour ce qui concerne le tribunal de commerce dont vous dépendez. Une fois dans vos nouveaux locaux, prévenez le Centre des impôts et la Trésorerie principale sous dix jours.

Le Registre du commerce et des sociétés. Vous devez communiquer vos nouvelles coordonnées au Registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers si vous êtes artisan. Ces démarches peuvent être effectuées par le Centre de formalités des entreprises de votre Chambre de commerce et d'industrie. Comptez un mois pour effectuer ces formalités.

Les prestataires de services. Courrier, téléphone, Internet, énergie, abonnements divers : là encore, communiquez vos nouvelles coordonnées. Pour l'installation du téléphone et de l'Internet, vous devez vous y prendre un mois à l'avance.

Les salariés. Prévenez-les du déménagement au moins trois mois à l'avance. Ils doivent pouvoir, eux aussi, s'adapter au changement d'adresse de l'entreprise.