Les critères de choix de nouveaux bureaux

L’activité de votre entreprise et ses perspectives de développement, les relations avec vos clients et les conditions de travail de votre équipe sont à prendre en compte dans vos recherches. Vos futurs bureaux doivent correspondre à l'image que vous souhaitez donner de votre entreprise. L’adresse, l’immeuble et ses aménagements sont des outils de communication à part entière.

La définition des besoins et l'établissement du budget

Déterminez la superficie nécessaire en m², la répartition des surfaces, et tous les impératifs comme la présence de salles de réunion et d'espaces collaboratifs. L’évaluation du budget doit tenir compte des éléments suivants : surfaces utiles et montant du loyer, charges immobilières, places de parking, avantages éventuels consentis sous forme de franchise de loyer ou de contribution aux travaux. Vérifiez que le matériel et les services dont vous avez besoin sont disponibles sur place, et à quel coût, ou proches (connexion Internet, restauration).

Le choix de l'emplacement de vos futurs bureaux

C'est un lieu stratégique qui doit cumuler toutes les qualités souhaitées : accessibilité, proximité des transports en commun et des gares, opportunité de louer des places de parking (critère important dans les grandes villes pour attirer les talents professionnels). N'oubliez pas d'étudier les caractéristiques techniques de l'immeuble au regard de la flexibilité des espaces. L'aménagement des espaces de travail est en effet voué à subir des modifications notoires dans le futur, en corrélation avec les méthodes de travail.

La conclusion du bail

Le bail doit être lu avec attention et notamment les clauses relatives aux travaux qui peuvent faire l'objet de négociations.

Le bail commercial concerne toutes les entreprises commerciales ou artisanales qui souhaitent s’engager sur une durée assez longue, de 9 ans au maximum. Pour une durée courte de location, l’article L145-5 du code de commerce a prévu un bail commercial de 2 ans non reconductible, une formule intéressante pour un début d’activité.

Le bail professionnel cible les entreprises qui louent des bureaux pour exercer une profession libérale, règlementée ou non. C’est une formule souple, d’une durée minimale de 6 ans, qui laisse une grande latitude aux parties pour fixer les règles de fonctionnement.

Vous avez tous les outils en mains pour trouver le bien à louer qui vous convient. Sachant que ce poste de dépense est en 2ème position dans le budget d'une entreprise, la démarche doit s'effectuer avec soins!